KI-Richtlinie für Unternehmen
Einfach, klar, anwendbar — mit Ampellogik für den Arbeitsalltag
Diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Sie sollte auf euer Unternehmen angepasst und mit Datenschutz, Compliance oder Rechtsberatung abgestimmt werden.
KI-Nutzung im Unternehmen: die Ampellogik
Grün — erlaubt
Grundsätzlich erlaubt mit Ergebnisprüfung
- ✓Ideenfindung und Brainstorming
- ✓Sprachliche Überarbeitung allgemeiner Texte
- ✓Strukturierung von Inhalten
- ✓Zusammenfassung nicht sensibler Informationen
- ✓Allgemeine Entwürfe ohne vertrauliche Daten
- ✓Recherche zu allgemeinen Themen
- ✓Formulierungen, Gliederungen, Checklisten
Gelb — mit Vorsicht
Nur nach Freigabe oder mit Schutzmaßnahmen
- ⚠Inhalte mit potenziellem Personenbezug
- ⚠Interne Dokumente in abstrahierter Form
- ⚠Kundenbezogene Inhalte ohne direkte Daten
- ⚠Angebote/Präsentationen mit internen Infos
- ⚠Datenanalyse nach Anonymisierung
- ⚠Eingeschränkt freigegebene Tools
- ⚠Prozesse mit Außenwirkung
Rot — nicht erlaubt
Diese Nutzung ist unzulässig
- ✕Personenbezogene Daten in nicht freigegebene Tools
- ✕Kundendaten, HR-Daten, Gesundheitsdaten
- ✕Verträge, Preislisten, Finanzdaten
- ✕Ungeprüfte KI-Inhalte in externe Kommunikation
- ✕Nicht freigegebene KI-Tools nutzen
- ✕Umgehung interner Sicherheitsprozesse
- ✕Quellcode, Zugangsdaten, Sicherheitsinfos
Kurzfassung
Entscheidungsfrage vor jeder Nutzung
Vor jeder KI-Nutzung sollten Mitarbeitende kurz prüfen:
- 1Ist das verwendete Tool freigegeben?
- 2Enthält mein Input sensible, personenbezogene oder vertrauliche Daten?
- 3Könnte das Ergebnis extern verwendet oder entscheidungsrelevant werden?
- 4Muss ich Inhalte anonymisieren, abstrahieren oder intern freigeben lassen?
- 5Prüfe ich das Ergebnis selbst, bevor ich es weiterverwende?
Wenn eine dieser Fragen kritisch ist, gilt mindestens Gelb.
Ergänzungen nach Rolle
Zusätzlich zur allgemeinen Richtlinie gelten je nach Rolle spezifische Regeln.
HR
- Stellenanzeigen formulieren ✓
- Onboarding-Ideen ✓
- Lebensläufe hochladen ✕
- Gehaltsdaten eingeben ✕
Keine echten Bewerber- oder Mitarbeiterdaten in öffentliche KI-Systeme eingeben.
Marketing & Vertrieb
- Kampagnenideen ✓
- Allgemeine Sales-Texte ✓
- CRM-Daten eingeben ✕
- Vertragsdetails teilen ✕
Keine echten Kundendaten, Preise oder Vertragsinhalte in öffentliche KI-Tools.
Operations & Backoffice
- Checklisten erstellen ✓
- SOP-Gliederungen ✓
- Rechnungen hochladen ✕
- Zugangsdaten eingeben ✕
Keine Betriebs-, Finanz- oder Sicherheitsdaten in öffentliche KI-Tools eingeben.
Die vollständigen Rollenpfade findest du im Kurs:
Bestätigungstext für Mitarbeitende
Bestätigung
Ich bestätige, dass ich die KI-Richtlinie unseres Unternehmens gelesen und verstanden habe. Ich weiß, dass ich nur freigegebene KI-Tools verwenden darf und keine vertraulichen, personenbezogenen oder sonst sensiblen Inhalte unzulässig in KI-Anwendungen eingeben werde.
Von der Vorlage zum Unternehmensstandard
Complaid hilft, KI-Regeln nicht nur zu definieren, sondern im Team auszurollen, bestätigen zu lassen und intern zu dokumentieren.
Hinweis: Diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt und keine Rechtsberatung. Sie sollte auf die spezifischen Anforderungen eures Unternehmens angepasst und mit Datenschutz, Compliance oder Rechtsberatung abgestimmt werden. Die Ampellogik orientiert sich an gängigen Empfehlungen und der WKO-Linie zu internen KI-Guidelines.